隨著近年健身風氣盛行，越來越多健身房教練希望憑藉一己專長，成立屬於自己的工作室。然而，許多剛開業、或是會員人數還較少的健身房，都有一個誤解：「既然會員人數少，課也還不多，有必要看報表嗎？看報表大概也沒什麼幫助吧？」
但實際上，一份清晰、準確的報表，才能協助你看清經營成果。試問自己：你的場館這幾個月以來真實營收狀況如何？哪些課其實不太吸引人可以考慮汰換？大家又最喜歡報名哪些類型課程？試著不用直覺回答，用數據說話。
但，既然報表重要，哪些報表又適合剛開業，或人數較少的業者們先學習去分析的呢？本文便想分享健身業者在初期創業、有志想開始學會看報表的你，可以先掌握、觀察的三大基礎報表，讓你有機會從數據中，找出優化、健全營運方式的洞察。
不過，在正式介紹報表之前，先讓我們來談談，為什麼我們從不建議場館用人工紀錄預約？
以習慣用紙本登記、人工預約的健身房來說，所有會員的上課紀錄都仰賴人工謄寫，除了這必會耗費人力登記，資料統整也困難；而當你場館的收入也是由員工一個個紀錄，若再加上退費、折扣優惠等事件發生，每一個數字的正確性都在逐漸降低。
一來，場館將無法精確掌握場館實際收入、財務狀況；二來，有些數據其實需要經過交叉分析或比對，才能看出端倪，但人工紀錄下的報表，通常資料都是各自獨立，這些都導致經營者無法從正確的數字中，看見市場機會，與經營策略上應改善的地方。
然而，若你可以利用合適的營運工具，例如17FIT線上預約系統，系統除了可以讓消費者可以自主預約，不必再人工回覆，重要關鍵在於，它也可以結合預約上課、記錄，自動化幫你生成各類報表，你只需要點按幾個篩選項，就能快速產出你想觀察的結果。
一起來看看人工紀錄（紙本、Excel）下的報表，與自動化生成報表的有哪些優缺點：
二、經營者必知的三大基礎報表
了解好的營運系統可以幫助你快速生成正確、豐富的報表內容，接下來，我們將進入正題：哪三大報表，是最適合健身房一開始就掌握的呢？
（一）銷售總覽報表：盤點課程、服務銷售狀況
1. 什麼是銷售總覽？
在17FIT線上預約系統中，「銷售總覽」報表可以協助你觀察一段期間內，場館內所有課程、方案、服務等銷售狀況，包含你的現場、線上收入與退費統計，而你也可以看見場館各類的銷售品項佔比、各業務的業績狀況，消費者喜好的交易方式等各種資訊，但事實上，銷售總覽的用途可不僅僅是這些。
2. 你可以怎麼利用銷售總覽報表？
藉由報表上不同的篩選項，你可以輕易觀察場館各面向的營運情況，像是：
- 哪些方案課程，其實是你的銷售主力？哪一類型課程原來都很少人報名？
- 場館各個方案、課程、私人教練或產品的銷售表現如何？
- 哪些交易方式，是你的會員們最常使用的？是現金，還是信用卡？
- 你的業務代表們表現如何？這段期間他們給場館帶來多少收入？
- 這段期間內，哪些課程常常有退費的問題？
這些數據結果，許多都是用人工紀錄都較難立即計算出，但營運系統可以讓你馬上看見成果。
3. 報表操作示意畫面
【圖文】上圖為17FIT銷售總覽報表的篩選方式與顯示結果，您可以根據自己的需求，決定想觀察哪些營運表現。
（二）認列價值報表：掌握場館真正收入
1. 什麼是認列價值報表？
「認列價值報表」可以說是健身房最重要的報表之一！許多健身房會事先販售各類方案，預收課程費用；然而，當場館尚未提供服務給客戶前，這筆預收款實際上不能視為收入，因為客戶可能隨時在方案使用完畢以前，要求退費。
而17FIT的認列價值報表，便是協助場館能快速查詢在特定時間範圍內，根據每位客戶的消費紀錄，計算目前每位客戶方案可實際認列多少價值，來計算你場館實際的收入為何。
2. 為什麼認列價值報表重要？
當健身房把預收款直接視為收入，拿去支付薪水、發放獎金、購買新器材，或是擴張開設分店時，實際是過度低估公司會面臨的營運風險，因為當場館突然間收到過多退費要求，容易導致公司現金大量流失，資金週轉不靈因此倒閉。
而認列價值報表的重要之處在於，幫助你認清目前手頭中的預收款中，哪些是已經可以被認列為收入，避免你錯誤運用預收款，落入營運風險。
3. 報表操作示意畫面
【圖文】上圖為17FIT認列價值報表的篩選方式與顯示結果，不同方案在特定時間內的實際認列價值都一目瞭然。
（三）客戶方案剩餘分析報表：掌握客戶消費進度
1. 什麼是客戶方案剩餘分析報表？
你有實際追蹤過每一位客戶的方案使用狀況嗎？經營健身房的你一定清楚，客戶即使買了課，卻不一定會出席。這時，在「客戶方案剩餘分析報表」中，你可以在特定期間內，用「剩餘價值」與「到期日」來篩選，觀察哪些客戶的方案快到期？他們的方案剩餘價值還剩多少？
2. 你可以怎麼利用客戶方案剩餘分析報表？
藉由這份報表，你可以觀察，是不是有客戶明明方案快結束，但遲遲都沒有來上課，這群人會不會有申請退費的機會？結合剛剛提及的「認列價值報表」，提早預防財務風險。或是從行銷面著手，找出哪些客戶的方案即將結束，或課程已經快上完，積極先向他們推廣更多類似或進階課程，提高購買率。
3. 報表操作示意畫面
【圖文】上圖17FIT客戶方案剩餘分析報表的篩選方式與顯示結果，你可以看見每位客戶購買方案的到期日，以及方案剩餘價值。
三、結語
簡單而言，報表的意義就像對運動場館、健身工作室的體質健診，你可以從具體的數據中，來診斷你的場館究竟有沒有獲利；或是你過去幾個月的經營策略、結果是否有真實的反應在客戶消費上；以及除了被動的紀錄會員有沒有來上課外，你能不能主動從他們的消費行為，看出場館經營問題，或是機會。
僅管數據分析的領域深似海，但你可以先行透過本文介紹的三大基礎報表，透過自動化的計算，讓你先瞭解場館真實的經營情況！並挑選一個好的預約營運工具，讓它來代替做你過去用人工紀錄做不到的事。