健身房透過預約系統管理場館，近年已經漸漸成為許多業者的營運考量。然而當市面上預約系統越來越多，身為老闆或是主管職的你，知道適合健身房的預約系統該怎麼挑選嗎？該從哪些面向考量，才好比較與選擇？
本文將介紹健身房在選預約系統時，最重要的 4 大評估項目！
讓無論你是剛創業的健身工作室、運動教室、健身房或大型俱樂部；還是已經經營一段時間，但想轉型數位管理的團隊，都能透過這四個評估項目，找出最適合你的預約系統。
所謂的健身房預約系統，是特別針對運動產業設計的數位營運管理軟體，從小型工作室、健身房、瑜伽教室，大型運動中心，都是可使用的範圍。
而目前市面上常見的健身房預約系統，主要以一站式的雲端服務為主，從線上預約、金流串接、課程銷售管理、會員管理、營運報表分析、入出場管理、POS 等都有廠商支援，例如 17FIT。
二、健身房系統該怎麼選？選預約系統的4大評估項目
事實上，並不是最便宜、美觀或功能最多的廠商，就會是你的系統首選。而是應該回歸自身的商業目標、消費體驗，以及系統商的服務完整性，找出符合自己需求的軟體。
以下介紹挑選健身房預約系統的 4 大評估項目，分別為：
- 不同商業目標，搭配不同營運系統
將健身房現階段的商業目標，以及目前營運上想解決的痛點列出來，接著按照優先順序排列，盤點出想使用的軟體服務。
- 預約系統的費用與價格帶
了解不同系統商間的費用落差來源，包含主機服務、功能模組、登入帳號數、流量與使用量限制、系統升級與否、客服支援與教育服務。
- 核心客群的消費體驗
掌握各家系統商是如何讓消費者在線上各通路，以及實體通路，都能獲得良好的消費、預約、出入場體驗？
- 預約系統商的售後服務
在健身房導入預約系統後，系統商後續會提供哪些售後服務？例如系統教學、障礙申訴管道、軟體升級等。
Q：健身房如何根據自己的商業目標，選擇營運系統？
一般而言，建議先把所有營運上想解決的問題列出來，並依照優先順序來排列。舉例來說：我開了一間健身工作室，主要是做團體課程銷售，不提供私人教練服務、也不提供器材使用。
以下是我整理出來，每天都需要處理、感到痛苦的事情：
- 預約管理問題
每天，甚至隨時隨地都要處理學生想預約、取消預約、查詢可預約名額、查詢剩餘的課程方案次數問題，而且很常出錯。
- 薪資計算問題
需要統計每堂課程的出席人數、計算教練的課費，或者適當的調整教練的薪資與獎金。
- 銷售和續約回購問題
要搞清楚有哪些學生的方案已經快用完了，要提醒他們買課程。學生有些付現金、有些匯款，我還需要對帳並開立發票。
- 行銷活動設計
為了增加學生的黏著度，需根據各種節日去設計行銷活動。
盤點了手上的工作後，我希望能了解的軟體服務就包含：團課教室管理系統、健身房營運系統、預約管理系統、線上金流系統、電子發票開立系統、健身教室行銷工具。
當了解市面上有哪些軟體工具後，就能進一步去選擇整合性最高、能解決我最多問題的。
（二）評估二：預約系統的費用和價格帶
以目前主流的預約系統而言，大多都是軟體即服務（Software as a Service），能夠快速的開通軟體，費用上，通常會依照具體的功能模組、使用量、帳戶數來定價，並以月費或年費的方式來收費。
Q：為什麼市面上預約系統會有費用上的落差？
以下是會影響預約系統費用的主要 7 大原因：
- ❶ 主機服務
現今中小型企業所使用的商用營運軟體，基於營運維護、費用成本、軟體升級及優化考量，大多已經不會再自建主機，同時隨著雲服務的資安防護、安全性、穩定性也相當高的情況下，公有雲亦逐漸成為主流。
從成本上來看，私有雲通常較高、公有雲通常較低。
- ❷ 功能模組
針對產業營運為產品設計目標的軟體公司，通常會依照該產業內企業規模，會設計各種功能模組。
以健身房經營為例：可能是依照基礎功能和進階功能，不同預約管理模式（團課、一對一預約、或單純的出入場），報表的分析深度（只需要檢易的營收統計，還是複雜的交叉分析）……等等，讓企業可以依照自身需求，組合需要的模組。
- ❸ 登入帳號數或裝置設備
依照實際上企業的營運規模，登入軟體服務的協作者／管理者可能只有一人或數人；而同時開啟軟體服務的設備裝置數量，也因為企業的運作方式不同而有裝置數的差異。
而人數越多、連線裝置越多，當然也反應了軟體公司的溝通和維運成本。
- ❹ 流量或使用量
當企業端的瞬間流量越高（例如：演唱會搶票）、一般性的使用量越高（每分每秒都有一定數量的客戶在使用），都會影響軟體公司的維護和服務成本。
- ❺ 軟體服務是否包含升級
當企業端的瞬間流量越高（例如：演唱會搶票）、一般性的使用量越高（每分每秒都有一定數量的客戶在使用），都會影響軟體公司的維護和服務成本。
- ❻ 客服支援和教育服務
早期安裝版的軟體，都是由軟體公司派員到現場檢修，通常是依照出勤的次數、實際的需求來收費。但因過去大多不包含升級服務，所以教育服務的成本自然相對而言較低。
但在 SaaS 服務成為主流的現在，隨著軟體的持續升級，客服和教育服務的需求便持續增加。此外，員工總是會有流動率，當掌握軟體操作的員工離職時，也往往是公司營運大亂的開始。
因此，專業的 SaaS 公司往往會考量到這點，通常會建置線上的教學系統，避免店家在員工流動造成的營運震盪。
- ❼ 是否包含硬體設備的整合
對於大型的場域，由於必須支援尖峰時間大量消費者湧入的情況，通常需要搭配售票，或進出場管制的通關設備。若是軟體公司的產品能將相關的硬體做到完整的整合，當然也會有相關的成本。
（三）評估三：核心客群的消費體驗
在抉擇要使用哪套管理系統時，除了要考量組織內部的適用度，核心客群的消費者體驗也是很重要的。因為核心客群的消費，很可能佔了您六成以上的營收，而獲取新客的成本，也往往遠比經營熟客來得高出五倍許多（資料來源）。
Q：有哪些重要的消費者體驗，是老闆在挑選預約系統要注意的？
挑選預約系統時，不妨請軟體公司的業務說明，他們的系統是如何讓消費者操作，包含：
- ❶ 是否支援線上多通路線上預約？
今時今日的臺灣，恐怕已經很難有任何一個健身房開業時，會不同時成立 Facebook 粉絲專頁、Instagram、LINE 官方帳號、Google 商家、官網。
既然消費者一定會在網路上搜尋您的品牌，那實際上的流程很可能是：先到網路上搜尋健身房、Google 找到您店址、看看評價，連結到您的 FB 粉專、IG 的貼文、透過 Messenger 或加入您的官方帳號留言以後，想了解體驗課程該如何購買？
那麼，作為老闆的您，若是能讓消費者可以盡早的、在各個可能的接觸點，都能完成預約或消費，具備多通路預約功能的系統，無疑是更好的選擇。
- ❷ 是否支援 O2O（Online To Offline）模式？
所謂 O2O 的精神，是將 Online to Offline 做循環式的順暢整合。例如：消費者利用預約系統，在線上完成了預約，接著在店內完成付費結帳；或是，消費者在實體完成了參觀後，接著拿出手機，在現場下載了您的品牌 APP，立即購買 20 堂的訓練課程。
又或是，消費者在現場購買會籍以後，回到家裡，在 LINE 外掛程式裡面，與您討論適合他的課程，並完成後續的課程預約，同時確認他還有多少剩餘的堂數可使用。
這種消費者和營運管理端的互動關係，是否能同步、順暢，當然也必須納入考量。
- ❸ 是否支援實體通路管理？
最基礎的，當然是實體營運必須完整支援。單純只做線上預約，而無法提供實體營運必須的 POS 功能（結帳、開立發票……等），代表這個軟體只支援了部分的營運需求。
為了能滿足其他營運需求，您可能還需要再導入其他功能的軟體服務，這時行政管理的效率當然會有所減損。
（四）評估四：預約系統商的售後服務
預約系統商的售後服務，指的是「客戶支援」，指教育訓練（使用教學及疑難說明）、障礙排除、軟體維護、升級服務。
更詳細來說，當你在評估預約系統商的售後服務時，需要具體的考慮對方：
Q：為什麼需要重視預約系統商的售後服務？
因為軟體服務，是付費以後才開始真正逐步發揮功能。
若你所導入的系統，沒有持續企業售後服務的機制，可能會造成系統導入失敗、企業內部士氣遭受打擊、人員大量流動、與同業競爭處於高度劣勢、營收銳減……，不可不慎。
除了以上 4 大原因，更重要的是，專業的軟體公司也應該要能分享、建議企業能如何將軟體整合營運現況，提升效率，才能讓企業順利升級。
三、結語
透過本文分享「健身房預約系統的 4 大評估項目」，希望能幫助你當在挑選預約系統時，應該從哪些面向來判斷，如何選擇一個適合自己的系統商。
若你是現階段，就已經開始在尋找健身房預約系統，可以採用本文提到的：
- 釐清自身的商業目標，與可能痛點
- 確認你的預算價格帶
- 釐清你的核心客群，並往下推展他們潛在的需求
- 確認系統商的售後服務是否完整
切記，請由價值反推。選擇真正能提供效益的，即使那不一定是便宜的；若有預算限制，就以核心客群為出發，可逐步導入，不一定要一次全部到位。
如果你正在尋找合適的健身房預約系統，不論你是小型工作室、團課教室、或是大型的俱樂部、運動中心，歡迎透過 17FIT 的 LINE、Facebook 粉絲專頁聯繫我們！或是直接填寫【免費諮詢】表單，將由 17FIT 專業顧問團隊提供您一對一諮詢。
