健身房預約系統怎麼挑?4大評估項目,帶你選對預約系統!

健身房透過預約系統管理場館,近年已經漸漸成為許多業者的營運考量。然而當市面上預約系統越來越多,身為老闆或是主管職的你,知道適合健身房的預約系統該怎麼挑選嗎?該從哪些面向考量,才好比較與選擇?

本文將介紹健身房在選預約系統時,最重要的 4 大評估項目!

讓無論你是剛創業的健身工作室、運動教室、健身房或大型俱樂部;還是已經經營一段時間,但想轉型數位管理的團隊,都能透過這四個評估項目,找出最適合你的預約系統。

所謂的健身房預約系統,是特別針對運動產業設計的數位營運管理軟體,從小型工作室、健身房、瑜伽教室,大型運動中心,都是可使用的範圍。

而目前市面上常見的健身房預約系統,主要以一站式的雲端服務為主,從線上預約、金流串接、課程銷售管理、會員管理、營運報表分析、入出場管理、POS 等都有廠商支援,例如 17FIT

二、健身房系統該怎麼選?選預約系統的4大評估項目

事實上,並不是最便宜、美觀或功能最多的廠商,就會是你的系統首選。而是應該回歸自身的商業目標、消費體驗,以及系統商的服務完整性,找出符合自己需求的軟體。

以下介紹挑選健身房預約系統的 4 大評估項目,分別為:

將健身房現階段的商業目標,以及目前營運上想解決的痛點列出來,接著按照優先順序排列,盤點出想使用的軟體服務。

了解不同系統商間的費用落差來源,包含主機服務、功能模組、登入帳號數、流量與使用量限制、系統升級與否、客服支援與教育服務。

掌握各家系統商是如何讓消費者在線上各通路,以及實體通路,都能獲得良好的消費、預約、出入場體驗?

在健身房導入預約系統後,系統商後續會提供哪些售後服務?例如系統教學、障礙申訴管道、軟體升級等。

(一)評估一:不同商業目標,搭配不同營運系統

之所以要先思考想達成的商業目標,是因為:每間軟體公司的產品,都是為了特定商業目的而去打造的。

有些可能是針對產業的概括性需求(如針對餐飲的 inline、針對電商的 91APP),有些是不分產業具通用性的工具(如針對人事管理的 104企業大師、針對金流的藍新科技),又或是因應特定產業的特殊營運情境所產生的需求,例如針對健身房的團課預約管理、出入場管理等。

因此釐清你的商業目標,思考需要解決什麼問題?就能確認實際需求,再來選擇軟體服務。

Q:健身房如何根據自己的商業目標,選擇營運系統?

一般而言,建議先把所有營運上想解決的問題列出來,並依照優先順序來排列。舉例來說:我開了一間健身工作室,主要是做團體課程銷售,不提供私人教練服務、也不提供器材使用。

以下是我整理出來,每天都需要處理、感到痛苦的事情:

健身房如何根據痛點,選擇適合的線上預約系統

每天,甚至隨時隨地都要處理學生想預約、取消預約、查詢可預約名額、查詢剩餘的課程方案次數問題,而且很常出錯。

需要統計每堂課程的出席人數、計算教練的課費,或者適當的調整教練的薪資與獎金。

要搞清楚有哪些學生的方案已經快用完了,要提醒他們買課程。學生有些付現金、有些匯款,我還需要對帳並開立發票。

為了增加學生的黏著度,需根據各種節日去設計行銷活動。

盤點了手上的工作後,我希望能了解的軟體服務就包含:團課教室管理系統、健身房營運系統、預約管理系統、線上金流系統、電子發票開立系統、健身教室行銷工具。

當了解市面上有哪些軟體工具後,就能進一步去選擇整合性最高、能解決我最多問題的。

(二)評估二:預約系統的費用和價格帶

以目前主流的預約系統而言,大多都是軟體即服務(Software as a Service),能夠快速的開通軟體,費用上,通常會依照具體的功能模組、使用量、帳戶數來定價,並以月費或年費的方式來收費。

Q:為什麼市面上預約系統會有費用上的落差?

以下是會影響預約系統費用的主要 7 大原因:

健身房預約系統費用落差的來源

現今中小型企業所使用的商用營運軟體,基於營運維護、費用成本、軟體升級及優化考量,大多已經不會再自建主機,同時隨著雲服務的資安防護、安全性、穩定性也相當高的情況下,公有雲亦逐漸成為主流。

從成本上來看,私有雲通常較高、公有雲通常較低。

針對產業營運為產品設計目標的軟體公司,通常會依照該產業內企業規模,會設計各種功能模組。

以健身房經營為例:可能是依照基礎功能和進階功能,不同預約管理模式(團課、一對一預約、或單純的出入場),報表的分析深度(只需要檢易的營收統計,還是複雜的交叉分析)……等等,讓企業可以依照自身需求,組合需要的模組。

依照實際上企業的營運規模,登入軟體服務的協作者/管理者可能只有一人或數人;而同時開啟軟體服務的設備裝置數量,也因為企業的運作方式不同而有裝置數的差異。

而人數越多、連線裝置越多,當然也反應了軟體公司的溝通和維運成本。

帳號數與裝置數也會影響健身房預約系統費用

當企業端的瞬間流量越高(例如:演唱會搶票)、一般性的使用量越高(每分每秒都有一定數量的客戶在使用),都會影響軟體公司的維護和服務成本。

當企業端的瞬間流量越高(例如:演唱會搶票)、一般性的使用量越高(每分每秒都有一定數量的客戶在使用),都會影響軟體公司的維護和服務成本。

早期安裝版的軟體,都是由軟體公司派員到現場檢修,通常是依照出勤的次數、實際的需求來收費。但因過去大多不包含升級服務,所以教育服務的成本自然相對而言較低。

但在 SaaS 服務成為主流的現在,隨著軟體的持續升級,客服和教育服務的需求便持續增加。此外,員工總是會有流動率,當掌握軟體操作的員工離職時,也往往是公司營運大亂的開始。

因此,專業的 SaaS 公司往往會考量到這點,通常會建置線上的教學系統,避免店家在員工流動造成的營運震盪。

企業需考量線上預約系統的售後服務

對於大型的場域,由於必須支援尖峰時間大量消費者湧入的情況,通常需要搭配售票,或進出場管制的通關設備。若是軟體公司的產品能將相關的硬體做到完整的整合,當然也會有相關的成本。

(三)評估三:核心客群的消費體驗

在抉擇要使用哪套管理系統時,除了要考量組織內部的適用度,核心客群的消費者體驗也是很重要的。因為核心客群的消費,很可能佔了您六成以上的營收,而獲取新客的成本,也往往遠比經營熟客來得高出五倍許多(資料來源)。

Q:有哪些重要的消費者體驗,是老闆在挑選預約系統要注意的?

挑選預約系統時,不妨請軟體公司的業務說明,他們的系統是如何讓消費者操作,包含:

今時今日的臺灣,恐怕已經很難有任何一個健身房開業時,會不同時成立  Facebook 粉絲專頁InstagramLINE 官方帳號Google 商家、官網。

既然消費者一定會在網路上搜尋您的品牌,那實際上的流程很可能是:先到網路上搜尋健身房、Google 找到您店址、看看評價,連結到您的 FB 粉專、IG 的貼文、透過 Messenger 或加入您的官方帳號留言以後,想了解體驗課程該如何購買?

那麼,作為老闆的您,若是能讓消費者可以盡早的、在各個可能的接觸點,都能完成預約或消費,具備多通路預約功能的系統,無疑是更好的選擇。

所謂 O2O 的精神,是將 Online to Offline 做循環式的順暢整合。例如:消費者利用預約系統,在線上完成了預約,接著在店內完成付費結帳;或是,消費者在實體完成了參觀後,接著拿出手機,在現場下載了您的品牌 APP,立即購買 20 堂的訓練課程。

又或是,消費者在現場購買會籍以後,回到家裡,在 LINE 外掛程式裡面,與您討論適合他的課程,並完成後續的課程預約,同時確認他還有多少剩餘的堂數可使用。

這種消費者和營運管理端的互動關係,是否能同步、順暢,當然也必須納入考量。

《延伸閱讀:Google 表單已落伍!推薦您用 LINE 串接線上預約系統 APP

最基礎的,當然是實體營運必須完整支援。單純只做線上預約,而無法提供實體營運必須的 POS 功能(結帳、開立發票……等),代表這個軟體只支援了部分的營運需求。

為了能滿足其他營運需求,您可能還需要再導入其他功能的軟體服務,這時行政管理的效率當然會有所減損。

(四)評估四:預約系統商的售後服務

預約系統商的售後服務,指的是「客戶支援」,指教育訓練(使用教學及疑難說明)、障礙排除、軟體維護、升級服務。

更詳細來說,當你在評估預約系統商的售後服務時,需要具體的考慮對方:

Q:為什麼需要重視預約系統商的售後服務?

因為軟體服務,是付費以後才開始真正逐步發揮功能。

若你所導入的系統,沒有持續企業售後服務的機制,可能會造成系統導入失敗、企業內部士氣遭受打擊、人員大量流動、與同業競爭處於高度劣勢、營收銳減……,不可不慎。

除了以上 4 大原因,更重要的是,專業的軟體公司也應該要能分享、建議企業能如何將軟體整合營運現況,提升效率,才能讓企業順利升級。

三、結語

透過本文分享「健身房預約系統的 4 大評估項目」,希望能幫助你當在挑選預約系統時,應該從哪些面向來判斷,如何選擇一個適合自己的系統商。

若你是現階段,就已經開始在尋找健身房預約系統,可以採用本文提到的:

切記,請由價值反推。選擇真正能提供效益的,即使那不一定是便宜的;若有預算限制,就以核心客群為出發,可逐步導入,不一定要一次全部到位。

如果你正在尋找合適的健身房預約系統,不論你是小型工作室、團課教室、或是大型的俱樂部、運動中心,歡迎透過 17FITLINEFacebook 粉絲專頁聯繫我們!或是直接填寫【免費諮詢】表單,將由 17FIT 專業顧問團隊提供您一對一諮詢。